Le registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires
Afin de faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l'état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements, un registre d'immatriculation a été créé fin 2016. Il contient de nombreuses et d'importantes données sur l'ensemble des copropriétés situées en France. Les différentes procédures d'enregistrement et de consultation font l'objet d'un encadrement strict.
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1 - Les dates d'entrée en vigueur du dispositif
4 - Les différentes situations prévues
5 - L'utilisation des données du registre
1 - LES DATES D'ENTREE EN VIGUEUR DU DISPOSITIF
Créé par la loi Alur du 24 mars 2014, le décret du 26 août 2016 est venu préciser les modalités liées à cette nouvelle obligation.
Ces dispositions sont applicables :
- depuis le 31 décembre 2016, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots ;
- depuis le 31 décembre 2017, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots.
Ce sera le cas, à partir du 31 décembre 2018, pour les autres syndicats de copropriétaires.
Le registre est régi par les articles L. 711-1 et suivants et R. 711-1 et suivants du code de la construction et de l'habitation. L'arrêté du 10 octobre 2016, publié au Journal Officiel du 26 octobre, est venu préciser les dernières modalités pratiques.
2 - LA TENUE DU REGISTRE
Le teneur du registre
L'Agence national de l'habitat (Anah) a été désignée comme teneur du registre par l'arrêté du 10 octobre 2016. Sa mission prendra effet le 1er novembre.
Le contenu
L'article L. 711-2 du code de la construction et de l'habitation fixe le contenu du registre :
- le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic ;
- si le syndicat fait l'objet d'une procédure relative aux copropriétés en difficulté ;
- si le syndicat fait l'objet d'un arrêté ou d'une injonction ;
- à l'issue de chaque exercice comptable, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat, issues notamment du budget prévisionnel, des comptes du syndicat et de leurs annexes ;
- les données essentielles relatives au bâti issues, le cas échéant, du carnet d'entretien et du diagnostic technique global, dès lors que celles-ci ne sont pas déjà fournies par les services fiscaux au teneur du registre.
Ces obligations peuvent faire l'objet d'une adaptation à la situation particulière des syndicats de moins de 10 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 euros.
Les syndicats de copropriétaires sont tenus de déclarer ces données, ainsi que toute modification les concernant.
3 - LA PROCEDURE A SUIVRE
3.1 - La création d'un compte de télédéclarant
La création d'un compte de télédéclarant auprès du teneur du registre est obligatoire afin d'effectuer les formalités. A cette fin, les télédéclarants doivent fournir certains éléments d'identification pour accéder à un accès sécurisé au compte nouvellement créé.
Les télédéclarants, personnes physiques ou morales qui peuvent saisir par voie dématérialisée des données dans le registre d'immatriculation, sont :
- les syndics en exercice dans la copropriété ;
- les mandataires ad hoc désignés dans le cadre d'une procédure d'alerte ;
- les administrateurs provisoires désignés pour les copropriétés en difficulté ;
- l'ancien représentant légal de la copropriété ;
- les syndics provisoires ;
- les notaires.
Le compte d'un télédéclarant qui n'a réalisé aucune des formalités pendant une période de douze mois consécutifs est supprimé.
A l'issue de la déclaration initiale d'immatriculation, le teneur du registre attribue un numéro d'immatriculation au syndicat de copropriétaires concerné.
| INTITULE DE LA DONNEE | DEFINITION |
| Informations sur l'établissement | Numéro SIRET |
| Informations spécifiques aux organismes exerçant une fonction de syndic (champ non obligatoire pour les organismes HLM) |
Numéro de carte professionnelle |
| Informations sur le dirigeant de l'établissement | Civilité, nom, prénom, adresse électronique et numéro de téléphone |
| Informations facultatives sur le certificat utilisé pour les appels en webservice | Certificat acquis auprès d'une autorité de certification habilitée |
| INTITULE DE LA DONNEE | DEFINITION | |
| Informations sur le télédéclarant | Civilité, nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone | |
| Adresse postale du télédéclarant | Domicile en France ou non, adresse postale | |
| Informations facultatives sur le certificat utilisé pour les appels en webservice | Certificat acquis auprès d'une autorité de certification habilitée | |
3.2 - La constitution du dossier d'immatriculation
Le dossier d'immatriculation de la copropriété est constitué des données déclarées par les télédéclarants, ainsi que des attestations délivrées par le teneur du registre.
Les déclarations sont réalisées au moyen d'un formulaire mis en ligne sur le site internet du registre, ou par la transmission de fichiers d'un format conforme aux spécifications d'un cahier des charges mis à disposition sur le site internet du registre.
| Le dépôt du dossier d'immatriculation, les modifications qui y sont apportées ainsi que la transmission des données sont dématérialisés. |
Les informations à donner lors de l'immatriculation initiale
Lors de l'immatriculation initiale, le syndic ou l'administrateur provisoire déclare au registre les données suivantes :
- le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic ;
- si le syndicat fait l'objet d'une procédure relative aux copropriétés en difficulté ;
- si le syndicat fait l'objet d'un arrêté ou d'une injonction dans le cadre une insalubrité par exemple ;
- ainsi que les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique.
Les autres données à fournir lors ou après l'immatriculation initiale
- A l'issue de chaque exercice comptable, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat, issues notamment du budget prévisionnel, des comptes du syndicat et de leurs annexes.
Il s'agit des informations relatives à l'exercice comptable, le montant du budget prévisionnel, des provisions pour travaux, des dettes du syndicat à l'égard des fournisseurs et des impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède un seuil, qui doit être défini, la présence d'employés du syndicat s'il y en a. Les informations financières déclarées sont celles issues des comptes du dernier exercice comptable clos et approuvés par l'assemblée générale.
Certains syndicats de copropriétaires ne sont pas tenus de fournir le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés. Il s'agit de ceux de moins de 10 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 euros ne sont pas tenus de fournir le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés.
- Les données essentielles relatives au bâti issues, le cas échéant, du carnet d'entretien et du diagnostic technique global, dès lors que celles-ci ne sont pas déjà fournies par les services fiscaux au teneur du registre.
Il s'agit du nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, le nombre d'ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l'immeuble.
Lorsqu'à la date d'entrée en vigueur de ces dispositions, l'exercice comptable du syndicat des copropriétaires soumis à l'obligation d'immatriculation n'est pas achevé et qu'il s'agit de son premier exercice comptable, certaines de ces données ne sont pas requises pour l'immatriculation initiale.
| DONNEES | DETAILS | |
| IDENTIFICATION DE LA COPROPRIETE | 1. Nom de la copropriété 2. Adresse complète 3. Références cadastrales figurant sur le règlement de copropriété 4. Date du règlement de copropriété 5. N° SIRET du syndicat de corpropriétaires 6. Statut du syndicat de copropriétaires 7. Nombre total de lots 8. Nombre total de lots à usage d'habitation, de bureaux ou de commerces 9. Nombre de lots à usage d'habitation 10. Nombre de lots de stationnement 11. Facultatif : - Si secondaire, n° d'immatriculation du principal - Nombre d'ASL, d'unions et d'AFUL auxquelles le syndicat est rattaché |
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| PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET JUDICIAIRES EN COURS | 1. Arrêtés relevant du code de la santé publique en cours 2. Arrêtés de péril sur les parties communes en cours 3. Arrêtés sur les équipements communs en cours 4. Mandat ad hoc, si procédures en cours 5. Ordonnance de carence |
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| DONNES FINANCIERES | 1. Dates de début et de fin de l'exercice comptable 2. Date de l'assemblée générale approuvant les comptes 3. Charges pour opérations courantes de l'exercice clos 4. Charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l'exercice clos 5. Montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres 6. Montant des impayés par les copropriétaires 7. Nombre de copropriétaires en situation d'impayé 8. Montant du fond de travaux 9. Présence de personnel employé par le syndicat de copropriétaires |
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| DONNEES TECHNIQUES |
1. Période de construction |
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| SITUATION DU PROFESSIONNEL QUI DECLARE | 1. Syndic ou administrateur provisoire 2. Production d'une pièce justificative : contrat de syndic ou ordonnance de désignation d'un administrateur provisoire 3. Dates de début et de fin du mandat du syndic (contrat ou date de l'assemblée générale) ou de la mission de l'administrateur |
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L'immatriculation des immeubles mis en copropriété
Lors de l'immatriculation des immeubles mis en copropriété, le notaire transmet au teneur du registre :
- le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic ;
- ainsi que les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique.
Et s'il en dispose les informations suivantes :
- si le syndicat fait l'objet d'une procédure relative aux copropriétés en difficulté ;
- si le syndicat fait l'objet d'un arrêté ou d'une injonction ;
- les données essentielles relatives au bâti issues, le cas échéant, du carnet d'entretien et du diagnostic technique global, dès lors que celles-ci ne sont pas déjà fournies par les services fiscaux au teneur du registre ;
- les données d'identification du syndic provisoire.
3.3 - L'actualisation des données
Le syndic ou l'administrateur provisoire procède à la déclaration annuelle des informations comptables et liées au bâti, dans un délai de deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.
Les autres informations sont actualisées par le représentant légal en exercice, au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change.
Le teneur du registre porte au dossier d'immatriculation la date et l'heure de la dernière modification. L'arrêté du 10 octobre vient préciser que ces informations seront conservées pendant cinq ans.
De plus, les télédéclarants reçoivent un courrier électronique les informant des suites données à leur déclaration ainsi qu'une attestation lorsque cette déclaration a donné lieu à une inscription des informations communiquées au registre. Ce dernier document atteste que l'auteur de la télédéclaration a satisfait à l'obligation d'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires ou à l'obligation de mise à jour annuelle du dossier d'immatriculation.
3.4 - La conservation des données
Les données déclarées sont conservées dans le système d'informations pendant une durée de 5 ans à compter de leur inscription au registre, à l'exception des informations générales et relatives au bâti, qui sont conservées sans limite de durée, sauf en cas de disparition du syndicat. Dans ce cas, les données sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans après la date de déclaration de disparition du syndicat.
L'arrêté du 10 octobre vient préciser que les pièces justificatives sont conservées pendant un délai de six mois.
4 - LES DIFFERENTES SITUATIONS PREVUES
4.1 - Que faire si le syndic ne respecte pas son obligation de déclarer les données ?
Lorsque le syndic n'a pas procédé à l'immatriculation ou lorsqu'il n'a pas transmis à l'établissement public chargé de la tenue du registre les informations obligatoires, l'établissement public, le syndic peut être mis en demeure d'y procéder, dans un délai d'un mois, par :
- un copropriétaire,
- le teneur du registre,
- ou toute personne qui y a un intérêt.
La mise en demeure doit être faite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
Le teneur du registre peut appliquer une astreinte au syndic, qui a manqué à son obligation. L'astreinte court à compter de la fin de la mise en demeure et jusqu'à la complète transmission ou actualisation des données, elle est recouvrée comme en matière de contributions directes au profit de l'établissement public chargé de la tenue du registre. Son montant ne peut être supérieur à 20 € par lot et par semaine et ne peut être facturé par le syndic aux copropriétaires, sauf si le syndic n'est pas rémunéré pour l'exercice de son mandat.
Si la mise en demeure est restée infructueuse dans le délai d'un mois, le notaire peut également y procéder d'office. Les frais ainsi engagés par le notaire sont supportés par le syndic ou, si le syndic n'est pas rémunéré pour l'exercice de son mandat, par le syndicat.
4.2 - Lorsque le mandat du syndic n'est pas renouvelé par l'assemblée générale des copropriétaires ou qu'il y est mis fin par la nomination d'un administrateur provisoire
Le syndic informe le teneur du registre de la fin de son mandat dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions. Il indique l'identité et les coordonnées du nouveau syndic ou de l'administrateur provisoire et transmet au teneur du registre, si les comptes ont été approuvés lors de cette même assemblée générale, les informations relatives à la mise à jour annuelle.
S'il transmet au teneur du registre les informations financières après la fin de son mandat ou de sa mission, celles-ci ne seront inscrites au registre qu'après confirmation par son successeur de leur conformité aux comptes approuvés par l'assemblée générale des copropriétaires. Il conserve toutefois la faculté de consulter les données jusqu'à la réalisation du rattachement du nouveau représentant légal au syndicat de copropriétaires, ou au plus tard à l'expiration d'un délai d'un mois suivant la fin de son mandat ou de sa mission.
4.3 - Si le mandat du syndic est renouvelé ou si la mission de l'administrateur provisoire est prolongée
Dans le cas d'un renouvellement du mandat du syndic ou d'une prolongation d'une mission d'administration provisoire, le syndic ou l'administrateur provisoire en informe le teneur du registre au plus tard dans un délai d'un mois suivant la fin du précédent mandat ou de la précédente mission.
4.4 - En l'absence de syndic
En l'absence de syndic, le notaire chargé de l'établissement de l'acte de vente procède d'office à l'immatriculation du syndicat de copropriétaires.
Le notaire informe l'établissement public chargé de la tenue du registre de toute erreur qu'il y constate.
4.5 - Les différentes étapes à suivre pour les immeubles mis en copropriété
Le notaire est chargé de publier, au fichier immobilier et au livre foncier, l'état descriptif de division et le règlement de copropriété et fait la déclaration d'immatriculation du syndicat de copropriétaires.
Lorsque l'immatriculation des immeubles mis en copropriété a été effectuée par le notaire, le syndic provisoire, s'il n'est pas confirmé par l'assemblée générale dans ses fonctions de syndic, déclare les données d'identification du représentant légal qui lui succède dans un délai d'un mois à compter de la désignation de celui-ci.
Lorsque le syndic désigné effectue la demande de rattachement en fournissant le numéro d'immatriculation du syndicat de copropriétaires, le teneur du registre vérifie la conformité de la demande avec les informations déclarées par le syndic provisoire.
Si le rattachement est contesté par le syndic provisoire ou toute personne qui y a intérêt, le teneur du registre demande des pièces justificatives. En cas d'irrégularité, le teneur du registre annule le rattachement, et le cas échéant, supprime les déclarations indûment réalisées.
Enfin, le syndic déclare les données, que le notaire n'a pu déclarer au registre.
4.6 - Lors d'une vente d'un lot de copropriété
Tout acte authentique de vente devant notaire relatif à un lot de copropriété comporte la mention du numéro d'immatriculation de la copropriété.
4.7 - Si le syndicat de copropriétaires disparaît
Dans le cas d'une division de la propriété entraînant la création de syndicats séparés, la division d'un syndicat de copropriétaires, ou dans le cas d'une expropriation pour cause d'utilité publique, par exemple, le représentant de l'entité déclare sa disparition par une mention reprenant l'opération.
| DONNEES | DEFINITION |
| Nature du fait générateur | - Scission - Expropriation - Réunion de l'ensemble des lots entre les mains d'un même propriétaire - Autre situation |
| Date du fait générateur | - Scission : date de l'assemblée spéciale - Expropriation : date de l'ordonnance - Réunion de l'ensemble des lots entre les mains d'un même propriétaire : date de l'assemblée le décidant |
| Pièce justificative | Procès-verbal ou ordonnance |
6 - L'UTILISATION DES DONNEES DU REGISTRE
6.1 - La consultation du registre
Pour la mise en œuvre des politiques de l'habitat et de lutte contre l'habitat indigne et les copropriétés dégradées, l'Etat, les collectivités territoriales et leurs groupements obtiennent, à leur demande, du teneur du registre communication des informations du registre relatives aux copropriétés situées sur leur territoire.
Ainsi, dans le détail :
- Les syndics et les administrateurs provisoires ont accès à l'ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux et pour lesquels ils ont obtenu le rattachement de compte.
- Les notaires ont accès aux informations générales pour l'ensemble des syndicats de copropriétaires.
- Les établissements publics de l'Etat chargés de la mise en œuvre des politiques de l'habitat et de lutte contre l'habitat indigne et les copropriétés dégradées ont accès à l'ensemble des données du registre relatives aux syndicats de copropriétaires.
- Les collectivités territoriales et leurs groupements, pour les besoins de la mise en œuvre des politiques de l'habitat et de lutte contre l'habitat indigne et les copropriétés dégradées, ont accès, à leur demande, aux informations relatives aux copropriétés situées sur le territoire qu'elles administrent.
- Les informations générales sur les copropriétés sont librement consultables par le public, à l'exception du nom du syndic et du nombre de lots de la copropriété. Les données mises à la disposition du public sont consultables ou téléchargeables sans formalités préalables.
L'arrêté du 10 octobre vient préciser que les données du registre consultables par le public seront mises à disposition à compter du 1er juillet 2017 par téléchargement sur une plate-forme ouverte des données publiques françaises ou par consultation de l'annuaire des copropriétés disponible sur le site internet du registre des copropriétés.
Le teneur mettra à la disposition du public, sur le site internet du registre des copropriétés, des données statistiques qu'il produit, agrégées à des seuils ne permettant pas l'identification des copropriétés.
6.2 - L'attribution de subventions
Les syndicats de copropriétaires ne peuvent bénéficier de subventions de l'Etat, de ses établissements publics, des collectivités territoriales, de leurs groupements ou de leurs établissements publics qu'à la condition d'être immatriculés au registre et que leurs données soient actualisées.
Virginie POTIRON,
Juriste à l'INC
