Copropriété : le contrôle des comptes par le conseil syndical
Fiche pratique J 350
La contrôle des comptes de la copropriété est un moment essentiel de la vie du conseil syndical. Il est important de réaliser cette démarche avec minutie pour préparer l'assemblée générale dans les meilleurs conditions.
L'Institut national de la consommation présente ci-après quelques éléments importants à retenir pour anticiper et préparer cette étape cruciale.
1 - Les missions du conseil syndical
2 - La prise de rendez-vous avec le syndic
3 - La vérification des comptes
1 - LES MISSIONS DU CONSEIL SYNDICAL
Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. Ce principe est posé par l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
L'article 26 du décret de 1967 ajoute que le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'éxecution.
Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents. Ainsi, il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.
De nouvelles sanctions en cas d'absence de transmission des pièces par le syndic
La loi Elan du 23 novembre 2018 a précisé qu'en cas d'absence de transmission des pièces, des pénalités par jour de retard sont imputées sur les honoraires de base du syndic. Cette disposition s'applique en cas de retard qui intervient au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical.
Un décret devait préciser le montant de ces pénalités fixées par le 6ème alinéa de l'article 21 de la loi de 1965. Il s'agit du décret du 23 mai 2019. Le montant minimal de la pénalité est fixé à 15 euros par jour de retard.
Pour en savoir plus : consultez l'article de l'INC "Loi ELAN : l'amélioration du droit des copropriétés".
2 - LA PRISE DE RENDEZ-VOUS AVEC LE SYNDIC
Le conseil syndical doit prendre un rendez-vous avec le syndic. Avant toute chose, il est important de vérifier, dans le contrat de syndic, les modalités pratiques incluses dans le forfait de gestion courante. En effet, si le rendez-vous n'est pas conforme aux prévisions du contrat, le rendez-vous sera facturé à la copropriété.
Il est donc essentiel de négocier ce point avec le syndic.
Consultez la fiche de l'INC "Comment décrypter un contrat de syndic ? Les 10 points essentiels".
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Le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières précise, au sein du paragraphe 7, que :
"7.1.3. Prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties Le forfait convenu entre les parties en vertu du présent contrat pourra expressément inclure l'une ou plusieurs des prestations ci-dessous :
Si l'organisation d'une réunion avec le conseil syndical n'est pas prévue dans le contrat de syndic, le professionnel pourra facturer l'organisation de la réunion avec le conseil syndical au titre des prestations particulières". |
La facturation de la réunion avec le conseil syndical par le syndic
3 - LA VERIFICATION DES COMPTES
Le contrôle des charges de copropriété par le conseil syndical constitue un moment clé. Pour cela, certains points méritent une attention particulière :
1 - La demande de la communication des pièces par mail préalablement à la réunion avec le syndic
Il convient de vérifier et de rapprocher chaque élément comptable et facture du décompte budgétaire proposé par le syndic, y compris les éléments concernant sa propre gestion. Des erreurs peuvent avoir été commises. Dans un souci d'efficacité, il peut être intéressant de demander la communication des pièces par mail et ce, préalablement à la réunion avec le syndic. Cette option permet de préparer au mieux la réunion avec le conseil syndical et de poser les questions au syndic.
2 - La préparation d'une liste de questions
Si vous ne comprenez pas certains points ou si des prestations semblent avoir été facturées indûment à la copropriété, n'hésitez pas à poser des questions au syndic.
3 - Le rendez-vous
A cette occasion, le conseil syndical consulte les pièces, fait un rapprochement bancaire et pose au syndic les questions auxquelles il a réfléchi.
Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.
Cette précision est apportée par l'article 27 du décret de 1967.
4 - La réalisation d'un point sur la situation de la copropriété
La vérification des comptes permet de faire le point sur la situation budgétaire de la copropriété et de se poser des questions :
- quel est le principal poste de dépenses de la copropriété ?
- la copropriété a-t-elle dépassé le budget initialement prévu ? Si oui, pourquoi ?
- certains contrats peuvent-ils être renégociés ?
- existe-t-il des doublons ?
- des prestations doivent-elles être supprimées ? D'autres doivent-elles être créées ?
5 - La constitution d'un tableau bilan
N'hésitez pas à constituer un tableau récapitulant les questions posées et celles qui sont en attente.
| Question posée | Délai de la vérification | Missions du conseil syndical | Echéances | |
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Exemple |
Indemnité d'assurance qui n'a pas été intégrée dans les comptes de la copropriété | Avant l'assemblée générale | Mise en concurrence des contrats d'assurance de la copropriété | Décembre 2020 |
MEMO
Virginie POTIRON,
Juriste à l'Institut national de la consommation
