Au sein d'une copropriété, les courriers sont envoyés par lettre simple ou par lettre recommandée avec accusé de réception pour conserver une preuve de cet envoi.

Désormais, les copropriétaires et le syndic peuvent également échanger en envoyant une lettre recommandée électronique.

Cette modalité doit répondre à des exigences très précises.

1 - L'envoi d'une lettre recommandée électronique au sein d'une copropriété

2 - La définition de la lettre recommandée électronique

3 - La procédure prévue pour l'envoi d'une lettre recommandée électronique

4 - La responsabilité du prestataire

5 - L'entrée en vigueur de ces dispositions

1 - L'ENVOI D'UNE LETTRE RECOMMANDEE ELECTRONIQUE AU SEIN D'UNE COPROPRIETE

"Les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique". Ce principe est énoncé par l'article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Il peut s'agir de correspondances par mail, mais également sous la forme d'une lettre recommandée électronique.

Un décret du 9 mai 2018 est venu préciser les contours de la lettre recommandée électronique. Précédemment, un décret de 2011 encadrait l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat.

2 - LA DEFINITION DE LA LETTRE RECOMMANDEE ELECTRONIQUE

La lettre recommandée électronique est une modalité définie précisément par les textes.

Le décret du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique définit expressément la lettre recommandée électronique. Il précise qu'il s'agit d'un envoi recommandé électronique au sens de l'article L. 100 du code des postes et des communications électroniques.

Cet article précise que "l'envoi recommandé électronique est équivalent à l'envoi par lettre recommandée, dès lors qu'il satisfait aux exigences de l'article 44 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE". Ce principe est issu de la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique.

En conséquence, si l'envoi respecte ces conditions, sa valeur probatoire est équivalente à celle d'une lettre recommandée classique.

Il ajoute que "dans le cas où le destinataire n'est pas un professionnel, celui-ci doit avoir exprimé à l'expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques".

Enfin, il est prévu que "le prestataire peut proposer que le contenu de l'envoi soit imprimé sur papier puis acheminé au destinataire".

3 - LA PROCEDURE PREVUE POUR L'ENVOI D'UNE LETTRE RECOMMANDEE ELECTRONIQUE

Le décret du 9 mai 2018 encadre précisément les six étapes de cette procédure.

3.1 - La vérification initiale de l'identité de l'expéditeur et de celle du destinataire

Le décret prévoit que les identités de l'expéditeur et du destinataire doivent être vérifiées par le prestataire en respectant les exigences des textes européens. Postérieurement à cette vérification initiale de l'identité de l'expéditeur ou du destinataire, le prestataire de lettre recommandée électronique peut leur attribuer un moyen d'identification électronique qu'ils utiliseront pour attester de leur identité à chaque envoi ou réception.

3.2 - L'envoi du document par l'expéditeur

L'expéditeur envoie son document électronique via le prestataire qu'il a choisi.

3.3 - La délivrance d'une preuve du dépôt électronique de l'envoi

Le prestataire de lettre recommandée électronique délivre à l'expéditeur une preuve du dépôt électronique de l'envoi.

Important : Le prestataire doit conserver cette preuve de dépôt pour une durée qui ne peut être inférieure à un an.

Cette preuve de dépôt doit comporter les informations suivantes :

• le nom et le prénom ou la raison sociale de l'expéditeur, ainsi que son adresse électronique,
• le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique,
• un numéro d'identification unique de l'envoi attribué par le prestataire,
• la date et l'heure du dépôt électronique de l'envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié,
• la signature électronique avancée ou le cachet électronique avancé, utilisé par le prestataire de services qualifié lors de l'envoi.

3.4 - L'information du destinataire

Le prestataire de lettre recommandée électronique informe le destinataire, par voie électronique, qu'une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, d'accepter ou non sa réception.

A noter : Le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la lettre recommandée électronique.

3.5 - Le cas de l'acceptation de l'envoi par le destinataire

En cas d'acceptation par le destinataire de la lettre recommandée électronique, le prestataire procède à sa transmission.

Le prestataire conserve une preuve de la réception par le destinataire des données transmises et du moment de la réception, pour une durée qui ne peut être inférieure à un an.

Outre les informations mentionnées pour la preuve du dépôt (voir point 2.2), cette preuve de réception comporte également la date et l'heure de réception de l'envoi, indiquées par un horodatage électronique qualifié.

3.6 - Le cas du refus de réception ou de non-réclamation par le destinataire

En cas de refus de réception ou de non-réclamation par le destinataire, le prestataire met à disposition de l'expéditeur, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de 15 jours (à compter du lendemain de l'envoi), une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation.

Cette preuve précise la date et l'heure du refus telles qu'indiquées par un horodatage électronique qualifié, et fait mention des informations prévues pour la preuve du dépôt (voir point 2.2).

Bon à savoir : Le prestataire conserve la preuve de refus ou de non-réclamation du destinataire pour une durée qui ne peut être inférieure à un an.

A noter : L'expéditeur a également accès à ces informations pendant le délai d'un an.

4 - LA RESPONSABILITE DU PRESTATAIRE

En cas de retard dans la réception ou en cas de perte des données, la responsabilité du prestataire est engagée dans les conditions prévues au 3° de l'article R. 2-1 du code des postes et des communications électroniques.

Cet article fixe les indemnités susceptibles d'être mises à la charge des prestataires de services postaux du fait de la perte ou de l'avarie des envois postaux, autres que les colis, qui leur ont été confiés. Celles-ci ne peuvent excéder la somme de 16 euros pour les envois faisant l'objet de formalités attestant leur dépôt et leur distribution.

5 - L'ENTREE EN VIGUEUR DE CES DISPOSITIONS

Ces dispositions sont entrées en vigueur le 1er janvier 2019. Il est venu abroger le décret n° 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat à compter de cette date.

A noter : Le décret est codifé aux articles R. 53-1 et suivants du code des postes et des communications électroniques.

Virginie Potiron,

Juriste à l'Institut national de la consommation