Copropriété : le conseil syndical
Fiche pratique J 235
Le conseil syndical représente le syndicat des copropriétaires auprès du syndic. Il joue un rôle important puisque le syndicat ne se réunit en général qu’une fois par an en assemblée générale.
Outre son rôle d’intermédiaire, il lui revient de veiller à la bonne exécution de la mission du syndic et de l’assister lors de la prise de décisions.
1 - LA CONSTITUTION DU CONSEIL SYNDICAL
2 - LE PRESIDENT DU CONSEIL SYNDICAL
3 - L'ORGANISATION DU CONSEIL SYNDICAL
Le conseil peut-il se faire assister dans sa mission ?
Quand le conseil se réunit-il ?
Quels sont les moyens du conseil syndical ? L’accès aux pièces et aux documents
A qui doivent être adressées les communications ?
4 - LES MISSIONS DU CONSEIL SYNDICAL
1ère mission : le contrôle des missions du syndic
2ème mission : l'assistance du syndic
3ème mission : le relais avec les copropriétaires
 Les règles encadrant le conseil syndical sont présentes au sein de plusieurs articles de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967. N'hésitez pas à consulter le règlement de copropriété qui peut vous donner des informations nécessaires à l'accomplissement de la mission de conseiller. |
1 - LA CONSTITUTION DU CONSEIL SYNDICAL
Tout syndicat de copropriétaires doit avoir un conseil syndical, sauf vote contraire. Les membres sont désignés par l’assemblée générale des copropriétaires selon la procédure décrite par l’article 21 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965.
Qui peut être élu ?
Peuvent en faire partie : les copropriétaires, les associés d'une société, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers.
L'ordonnance du 30 octobre 2019 a ouvert l'accès aux ascendants et descendants des copropriétaires.
Une personne morale membre du conseil syndical peut s’y faire représenter, soit par son représentant légal ou statutaire, soit par le biais d’un pouvoir.
Au sein d’un couple, si l’un des conjoints est seul propriétaire, l’autre conjoint est éligible au conseil. Toutefois, il doit disposer d’un mandat exprès du conjoint copropriétaire.
Qui ne peut pas être élu ?
Un syndic propriétaire d’un lot dans un immeuble qu’il gère, cela existe. Il arrive même qu’il ait fait partie du conseil avant d’avoir été syndic de l’immeuble. Mais une fois syndic, il ne siégera plus au conseil comme copropriétaire. Ni ses préposés, son conjoint, ses parents en ligne collatérale, ses ascendants ou descendants ou encore son partenaire lié à lui par un Pacs, pour des raisons évidentes, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme.
Des interrogations existent au sujet des gardiens et autres employés d’immeuble. La question est de savoir s’ils sont assimilés aux préposés du syndic. En pratique, ils sont employés par le syndicat, mais recrutés et dirigés par le syndic. Il est vrai également que les pouvoirs propres du syndic sur le personnel du syndicat des copropriétaires comportent un pouvoir de congédiement, notamment, ce qui peut emporter certaines formes de pression sur le gardien. S’ils sont propriétaires (en ayant racheté leur loge par exemple), ils sont éligibles. Mais la situation sera quelquefois délicate lorsque le conseil examinera l’évolution du contrat de travail ou la qualité du travail du salarié.
Combien de membres faut-il élire ?
La loi ne fixe pas le nombre de conseillers. L’assemblée générale doit déterminer le nombre de conseillers, variable selon la taille de la copropriété. Il convient qu’au moins deux personnes forment le conseil. Un nombre impair est préférable pour qu’une majorité puisse se dégager. Le nombre de membres ne doit pas trop être réduit, pour que le travail (parfois conséquent) se fasse dans de bonnes conditions.
Dans les grandes copropriétés, il vaut mieux prévoir large et élire des suppléants. Le ou les membres suppléants peuvent être désignés dans les mêmes conditions que les membres titulaires. En cas de cessation définitive des fonctions du membre titulaire, ils siègent au conseil syndical, à mesure des vacances, dans l’ordre de leur élection s’il y en a plusieurs, et jusqu’à la date d’expiration du mandat du membre titulaire qu’ils remplacent.
A quelle majorité ?
L’assemblée générale annuelle vote sur les candidatures présentées avant l’assemblée ou en cours de séance. L’élection se fait à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, ou de l’article 24 si les conditions sont réunies pour un deuxième vote.
|
LES DIFFERENTES MAJORITES
LA MAJORITÉ SIMPLE (article 24 de la loi du 10 juillet 1965) : la majorité des présents et des représentés. Ceux qui s'abstiennent ne comptent pas. |
Que se passe-t-il en l’absence de candidats ?
Il arrive que les candidats ne rassemblent pas le nombre requis de voix, ou qu’aucun copropriétaire ne veuille se présenter. En l’absence de candidats ou lorsque ceux qui se présentent ne sont pas élus, deux solutions sont possibles : la désignation des membres du conseil par le juge, ou la renonciation à constituer un conseil.
Dans ce cas, le procès-verbal de l’assemblée générale, qui en fait explicitement mention, est notifié, dans un délai d’un mois, à tous les copropriétaires.
Est-ce possible de renoncer à constituer un conseil ?
L’absence de candidats ne vaut pas automatiquement renonciation à constituer un conseil syndical : les copropriétaires sont tenus de voter une résolution de suppression du conseil syndical (article 21 de la loi).
Le vote se fait à la majorité de l’article 26. Mais ce vote n’est pas définitif. Si des copropriétaires présentent leur candidature l’année suivante, le conseil sera rétabli. Le vote se fera alors à la majorité de l’article 25.
|
L'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis a prévu une dérogation pour les petites copropriétés.
Le syndicat n'est pas tenu de constituer un conseil syndical dans la situation suivante :
|
Le cas spécifique des petites copropriétés
La saisine du juge
Le juge peut constater l’impossibilité d’instituer un conseil syndical. Les copropriétaires volontaires peuvent également saisir le juge pour être désignés comme membres du conseil, avec l’assistance éventuelle du syndic qui transmettra la demande au tribunal judiciaire. Pour éviter ce genre de mésaventure, les conseillers sortants ont intérêt à préparer leur succession en sondant les copropriétaires susceptibles d’être intéressés.
Pour combien de temps les membres sont-ils élus ?
La durée maximale autorisée par le décret est de trois ans, renouvelable. Quand il est difficile de garder les conseillers, c’est la durée recommandée. Mais en général, l’assemblée oublie tout simplement de préciser la durée du mandat. Dans ce cas, le mandat est considéré comme étant de trois ans. Les conseillers peuvent bien entendu se retirer avant la fin de leur mandat.
Certains syndics ont tendance à confondre le mandat des conseillers et le leur, et mettent souvent à l’ordre du jour le renouvellement du mandat des conseillers lorsque leur mandat de syndic arrive à son terme. C’est une erreur.
En cours de mandat, lorsque l’assemblée constate la carence d’un conseiller, elle peut voter sa révocation (à la majorité de l’article 25 ou majorité des voix de tous les copropriétaires). À moins qu’elle ne préfère, pour éviter un conflit, attendre que ce conseiller donne sa démission ou arrive en fin de mandat.
Le conseil n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit.
Les membres du conseil sont-ils rémunérés ?
Les fonctions de président et de membre du conseil ne sont pas rémunérées (article 27 du décret du 17 mars 1967). Cependant, les membres seront remboursés par le syndic des frais qu’ils engagent pour remplir leur mission : téléphone, achat de livres… Ces dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical sont imputées dans les charges au titre des dépenses courantes d’administration réparties aux millièmes. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.
Bien que cela soit rare, il faut prévoir que certains pourraient abuser. Dans ce cas, l’assemblée s’en prémunira en votant une enveloppe financière raisonnable. Elle jugera ensuite si le conseil en a fait un bon usage. Prendre régulièrement un taxi pour se rendre chez le syndic, acheter de multiples ouvrages sur un même thème, dépenser sans compter en fournitures pourrait être jugé excessif.
A l’inverse, et c’est sans doute la situation la plus courante, les conseillers en sont souvent « de leur poche» pour avoir omis de noter au fur et à mesure leurs petites dépenses. À la fin de l’année, les sommes ne sont plus négligeables et il serait inéquitable qu’en plus du temps qu’il a donné, un conseiller subisse une perte financière importante.
2 - LE PRÉSIDENT DU CONSEIL SYNDICAL
Contrairement à une idée fausse, mais tenace, ce n’est pas l’assemblée qui désigne le président mais le conseil syndical, qui élit son président parmi ses membres (article 21 de la loi de 1965).
La désignation d’un président est-elle obligatoire au sein du conseil syndical ?
La désignation d’un président n’est pas une obligation stricte. Certains copropriétaires estiment que nommer un président comporte des risques pour le bon fonctionnement du conseil. Dans ce cas, ils peuvent renoncer à le désigner. Mais il faut alors une bonne coordination, car le syndic a besoin d’un interlocuteur qui soit, si possible, toujours le même. Il faut éviter les interventions désordonnées auprès du syndic et, en cas d’urgence, le syndic doit savoir qui joindre.
Quelle est la durée du mandat du président ?
La durée du mandat du président ne correspond pas forcément à celle des membres du conseil. Le conseil peut fixer une durée de mandat inférieure, ou même prévoir la possibilité de changer de président chaque année.
Certains copropriétaires acceptent d’être élus présidents sans se rendre compte du temps nécessaire à l’accomplissement correct de leur mission. Résultat, ils ne réunissent jamais le conseil, ne contrôlent pas la gestion du syndic ou bloquent toute initiative des autres conseillers. Le conseil mécontent de son président a le droit de le limoger en cours de mandat : de même qu’il a élu le président, il peut le démettre de ses fonctions et en élire un nouveau.
Quel est le rôle dévolu au président du conseil ?
1 - Le président du conseil syndical est l’interlocuteur privilégié du syndic.
C’est à lui que le gestionnaire remet les documents examinés ensuite par le conseil. En effet, lorsqu'une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu'il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres.
2 - Le président du conseil syndical dispose de pouvoirs exceptionnels :
- En cas de carence ou d'inaction du syndic :
Le président du conseil syndical peut également, sur délégation expresse de l'assemblée générale, exercer une action contre le syndic, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires. Lorsque la copropriété n'a pas de conseil syndical, cette action peut être exercée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.
- En cas d'empêchement du syndic, pour quelque cause que ce soit :
Le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic.
- Lorsque le syndic est à l'initiative de la résiliation du contrat :
Il notifie sa volonté de résiliation au président du conseil syndical, ou à défaut de conseil syndical, à l'ensemble des copropriétaires, en précisant la ou les inexécutions reprochées au syndicat des copropriétaires.
- En cas de changement de syndic :
Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés ainsi que le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice de toute provision à valoir sur dommages et intérêts.
Il s'agit de la situation de trésorerie, des références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque, l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés dans un format téléchargeable et imprimable.
- En cas de non-remise des pièces demandées et du non-paiement des pénalités de retard :
Le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires.
- Si la copropriété est en difficultés financières :
Lorsqu'à la clôture des comptes les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles (ou 15 % pour les copropriétés de plus de deux cents lots), le syndic en informe le conseil syndical et saisit sur requête le juge d'une demande de désignation d'un mandataire ad hoc.
En l'absence d'action du syndic dans un délai d'un mois à compter de la clôture des comptes, le juge peut être saisi d'une même demande par des copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix du syndicat ou le président du conseil syndical.
3 - L’ORGANISATION DU CONSEIL SYNDICAL
Le règlement de copropriété comprend éventuellement les règles de fonctionnement du conseil. Si elle en éprouve le besoin, l’assemblée a autorité pour les établir.
Sauf problème particulier, tenant par exemple à la taille de la copropriété, il vaut mieux être souple en la matière. Il sera toujours temps, le moment venu, de corriger les égarements de certains membres du conseil.
Le conseil peut-il se faire assister dans sa mission ?
Tous les syndicats n’ont pas la chance d’avoir des spécialistes parmi les copropriétaires. Pourtant, le conseil jongle avec les devis d’entreprise, les comptes, les clauses obscures du règlement, les contrats d’entretien. Il a donc besoin d’aide pour comprendre les dossiers et se faire une opinion.
Il est prévu que le conseil puisse se faire assister par un spécialiste selon ses besoins, qu’il s’agisse d’une question technique, d’une consultation juridique ou d’une expertise comptable. Il n’existe pas de restriction quant aux personnes qui seront consultées. Ainsi, le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Les honoraires de ces spécialistes sont des charges communes générales réparties au prorata des millièmes de copropriété réglées par le syndic.
Cette possibilité est prévue par l'article 27 du décret du 17 mars 1967.
Quand le conseil se réunit-il ?
Le syndic n’a l’obligation de réunir le conseil qu’avant l’assemblée générale pour établir l’ordre du jour et le budget. Pourtant, il paraît indispensable de réunir le conseil après l’assemblée pour organiser le travail à faire selon les résolutions votées et autant que de besoin. Le conseil est libre de se réunir quand il veut puisque la présence du syndic n’est pas obligatoire. Il avisera selon les dossiers à traiter, en proposant ou non au syndic de se joindre à la réunion. Le conseil syndical peut également ouvrir occasionnellement les réunions à un ou plusieurs copropriétaires ayant des connaissances sur le sujet à traiter.
Les réunions entre le conseil syndical et le syndic peuvent être comprises en option dans le forfait de gestion courante du syndic. A défaut, elles seront facturées à la copropriété. Il est important de vérifier ce point pour éviter les facturations trop élevées.
Quels sont les moyens du conseil syndical ? L’accès aux pièces et aux documents
En principe, un ou plusieurs membres du conseil syndical peuvent prendre connaissance, et obtenir copie, à leur demande et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété.
Pendant la période s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître les comptes et la tenue de celle-ci le syndic doit tenir à la disposition de tous les copropriétaires et pas seulement aux membres du conseil syndical, au moins pendant un jour ouvré, les pièces justificatives des charges (article 18-1 de la loi de 1965). Cependant, l’accès des copropriétaires à ces documents est limité. En effet, ils peuvent les consulter sur place dans les conditions déterminées par l’assemblée générale et rappelées dans la convocation, mais n’ont pas toujours la possibilité de réaliser des copies.
Néanmoins, le conseil syndical qui assiste et contrôle le syndic dans sa gestion, peut, après avis donné au syndic, obtenir copie de tout document relatif à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété et, notamment, des factures. Dans ces conditions, l’information des copropriétaires est suffisamment assurée.
L'obligation du syndic a été renforcée par la loi ELAN du 23 novembre 2018.
En cas d'absence de transmission de ces pièces, au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités de 15 € par jour de retard sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l'assemblée générale pour approbation. A défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires.
Le copropriétaire qui a besoin d’une information ou d’un document peut s’adresser d’abord au conseil syndical avant de solliciter le syndic : à moins d’une mauvaise entente entre l’intéressé et le conseil, c’est la démarche la plus rapide. Les membres du conseil ont accès à tous les documents détenus par le syndic, ils ont donc plus de facilités que les autres copropriétaires pour se faire communiquer une pièce ou une information.
A qui doivent être adressées les communications ?
Un décret du 20 avril 2010 l’a précisé : "lorsqu’une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné un ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres".
4 - LES MISSIONS DU CONSEIL SYNDICAL
Le rôle du conseil est d’assister le syndic et de contrôler sa gestion. Il peut également recevoir des missions particulières par délégation de l’assemblée. Il a en effet, parfois, plus de légitimité que le syndic à intervenir dans les orientations données à certains dossiers. Mais il doit le faire avec tact, et dans le respect des responsabilités assumées par le syndic.
C’est souvent par manque d’information sur ce qui se passe dans l’immeuble entre deux assemblées que les copropriétaires finissent par s’en désintéresser. En tenant ces derniers informés tout au long de l’année de l’avancée des projets ou des incidents survenus, le conseil assure la transparence de la gestion et permet de maintenir la cohésion dans le syndicat.
Le conseil syndical est ainsi chargé de trois missions principales décrites par les articles 21 de la loi de 1965 et 26 du décret de 1967 :
1 - contrôler la gestion du syndic,
2 - l’assister,
3 - être l’intermédiaire entre le syndic et les copropriétaires.
1ère MISSION : LE CONTRÔLE DES MISSIONS DU SYNDIC
Le conseil est chargé de suivre l’application par le syndic des résolutions votées par l’assemblée. Il faut du doigté pour éviter les crises de susceptibilité, mais aussi de la fermeté pour ne pas être mené en bateau par le syndic.
a - Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic
Cela passe notamment par la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution (article 26 du décret de 1967).
Le contrôle des comptes se fait en fin d’exercice, mais il est pratiquement impossible de faire toutes les vérifications nécessaires en quelques heures : l’idéal est de suivre les devis et les factures au fur et à mesure, tout au long de l’année. Il ne restera plus ensuite qu’à vérifier la répartition des dépenses. Certains comptables qui avaient l’habitude des contrôles trimestriels des comptes envoient toujours au conseil un relevé trimestriel des dépenses. Cette pratique permet de suivre le budget voté et de rectifier rapidement d’éventuelles erreurs.
En suivant l’évolution des charges, le conseil peut réagir et s’interroger sur des augmentations anormales. Pour les factures d’eau, la cause peut être une fuite éventuelle. Pour les contrats annuels d’assurance ou d’entretien, le conseil pourra, après une enquête et une étude des contrats, suggérer une renégociation des contrats au syndic ou à l’assemblée. En l’absence de spécialistes sur tous les sujets – voire d’aucun –, le conseil ne pourra sans doute pas prendre tous les dossiers en même temps. Suivant ses compétences, son temps disponible ou l’urgence, il étudiera alors un ou deux dossiers à fond pour vérifier le prix, les clauses du contrat annuel quant à la révision du prix ou aux conditions de résiliation, la qualité de la prestation, etc.
b - Pour des travaux
Le conseil participera à l’appel d’offres des entreprises ou recherchera de son côté des entreprises concurrentes de celles qu’aura sélectionnées le syndic.
2ème MISSION : L’ASSISTANCE DU SYNDIC
Au-delà de la mission de contrôle du syndic et outre les délégations que peut recevoir le conseil syndical de l’assemblée, le conseil donne son avis au syndic et à l’assemblée sur toutes les questions qui concernent le syndicat, soit de sa propre initiative, soit lorsqu’il est consulté. L’idéal – dans l’intérêt du syndicat et du syndic – est une collaboration étroite, sans alourdir le travail du syndic.
a - Les délégations de l’assemblée
L'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis a modifié les règles relatives aux délégations de pouvoirs au conseil syndical.
Une délégation de pouvoirs pour quelles décisions ?
Lorsque le conseil syndical est composé d'au moins trois membres, l'assemblée générale peut lui déléguer le pouvoir de prendre tout ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés, ou votant par correspondance.
La délégation de pouvoirs ne peut toutefois pas porter :
- sur l'approbation des comptes,
- sur la détermination du budget prévisionnel,
- ou sur les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et règlementaires intervenues depuis son établissement.
L'assemblée générale fixe le montant maximum des sommes allouées au conseil syndical pour mettre en œuvre sa délégation de pouvoirs.
A quelle majorité ?
L'assemblée peut adopter cette décision à la majorité des voix de tous les copropriétaires ou majorité de l'article 25.
Pour quelle durée ?
La délégation de pouvoirs est accordée au conseil syndical pour une durée maximale de deux ans. Elle est renouvelable par une décision expresse de l'assemblée générale.
Une assurance doit-elle être souscrite ?
Le syndicat des copropriétaires souscrit, pour chacun des membres du conseil syndical, une assurance de responsabilité civile. Cette obligation est prévue par l'article 21-4 de la loi du 10 juillet 1965.
Comment sont prises les décisions du conseil syndical ?
Les décisions du conseil syndical pour l'exercice de la délégation de pouvoirs sont prises à la majorité de ses membres. En cas de partage des voix, le président du conseil syndical a voix prépondérante.
Quels sont les retours que doit faire le conseil syndical sur sa mission ?
Le conseil syndical rend compte de l'exercice de sa délégation de pouvoirs devant l'assemblée générale votant l'approbation des comptes. Il établit un rapport en vue de l'information des copropriétaires.
b - Les consultations du conseil syndical
Le conseil syndical donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même.
La consultation obligatoire du conseil syndical sur des marchés et contrats
L’assemblée peut autoriser le syndic à engager certaines dépenses jusqu’à un montant plafonné. Cette délégation est généralement donnée au syndic, mais l’assemblée peut, en outre, exiger que le conseil soit consulté. L'assemblée générale des copropriétaires arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire.
Cette décision est prise à la majorité de l'article 25 ou majorité des voix de tous les copropriétaires.
Cette disposition sert à encadrer le pouvoir de gestion du syndic pour conclure seul certains contrats (entretien, assurance). Le conseil fera ses remarques à l’assemblée, à moins qu’il ne préfère communiquer préalablement son avis par affichage ou par courrier, ou en pièce jointe à la convocation de l’assemblée.
La consultation obligatoire du conseil syndical en cas d'urgence
Le syndic est quelquefois conduit à intervenir dans l’urgence pour arrêter ou prévenir un sinistre. L’article 37 du décret de 1967 prévoit alors une procédure particulière : lorsqu’en cas d’urgence le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l’exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement l’assemblée générale.
Il peut, dans ce cas, en vue de l'ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander, sans délibération préalable de l'assemblée générale mais après avoir pris l'avis du conseil syndical, s'il en existe un, le versement d'une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux.
La consultation du conseil syndical lors de la mise en oeuvre de procédures relatives aux copropriétés en difficulté
Le conseil doit être notamment obligatoirement consulté lorsque le syndic demande la nomination d’un administrateur provisoire.
Pour en savoir plus, consultez la fiche de l'INC "Que faire en cas de difficultés dans une copropriété ? Le mémo".
Les avis du conseil syndical de sa propre initiative
Dans certaines situations, le syndic est obligé de consulter le conseil. Mais ce dernier n’a pas besoin d’attendre que le syndic le sollicite puisqu’il a la liberté de se saisir de toute question intéressant le syndicat pour donner son avis.
3ème MISSION : LE RELAIS AVEC LES COPROPRIÉTAIRES
Le conseil syndical a un rôle d'intermédiaire entre le syndic et les copropriétaires.
a - Au moment de l’assemblée générale
L'assemblée générale est un moment clé dans la vie de la copropriété. Le rôle du conseil syndical est renforcé logiquement.
La convocation de l’assemblée
Selon l’article 8 du décret de 1967, la convocation de l’assemblée est de droit lorsqu’elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, s’il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un nombre inférieur de voix. La demande, qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée est demandée.
L'assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.
S'il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée, tout copropriétaire peut alors provoquer ladite convocation.
La préparation de l’ordre du jour
Depuis un décret en date du 20 avril 2010, l’ordre du jour de l’assemblée générale doit être établi en concertation avec le conseil syndical.
Le conseil syndical, comme tout copropriétaire, peut demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour. La cour d’appel de Versailles est venue préciser, le 12 avril 2010, dans un arrêt n°09-00573 que le syndic est tenu de donner suite à une demande du conseil syndical d’un additif à l’ordre du jour sans se faire juge de l’opportunité.
Outre les points à inscrire à l'ordre du jour, il vérifie la rédaction des résolutions, les règles de vote, la présence des pièces qui seront annexées à la convocation.
Certains documents doivent être joints à l’ordre du jour pour la seule information des copropriétaires. Doivent être ainsi notamment transmis (article 11 du décret de 1967) :
- le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical,
- l'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire,
- le bilan du conseil syndical sur le fonctionnement des services en résidence services.
Lors de l’assemblée générale
En complément du rapport annexé à l'ordre du jour, le conseil syndical rend compte à l’assemblée de l’exécution de sa mission.
Les membres du conseil syndical peuvent également représenter les copropriétaires, lors de l'assemblée générale. Cette possibilité est envisageable si vous êtes en phase avec l'activité du conseil syndical. Les pouvoirs en blanc, non nominatifs peuvent conduire à des abus et être source de contestation. Il peut être recommandé d’adresser des pouvoirs nominatifs, dans toute la mesure du possible, et qu’à défaut le pouvoir donné en blanc soit remis au président du conseil syndical ou au président de l’assemblée.
Rappelons l'importance d'assister aux assemblées générales, car des décisions importantes y sont prises. A contrario, en cas d'absences trop nombreuses, les décisions ne peuvent pas être votées.
b - Les rencontres avec les copropriétaires
Ces rencontres peuvent être formelles ou plus informelles.
- L'organisation de réunions :
Quand la copropriété dispose d’un local, la réunion des copropriétaires d’une façon informelle est intéressante pour préparer une assemblée. À deux titres. D’abord, lorsque les copropriétaires reçoivent la convocation pour l’assemblée, ils n’ont que quinze jours pour se faire une opinion ou chercher des informations; ce qui est trop court. Ensuite, ce genre de réunion permet de sonder les copropriétaires sur un projet et de le réorienter éventuellement avant l’assemblée.
Le souci de bien représenter le syndicat peut prendre la forme de comptes rendus des séances du conseil affichés ou distribués dans les boîtes aux lettres. Tout cela est affaire de temps et de moyens.
- Les interventions auprès des copropriétaires :
Il arrive que le conseil trouve plus opportun de se charger des manquements au règlement que de les confier au syndic, soit parce qu’il est sur place et qu’il considère qu’une affiche ou un mot laissé à l’occupant suffira; soit parce qu’il pense avoir plus de poids ou de diplomatie que le syndic, ou qu’il juge qu’une intervention de ce dernier serait plus mal reçue que celle du conseil. Ce n’est pas sans risque pour celui qui se dévoue. Il vaut mieux y penser avant de remplir cette tâche ingrate pour ne pas être « blessé » si la mission échoue ou si le « contrevenant» se retourne contre le «messager». Le conseil a toujours la ressource de changer d’interlocuteur si cela se passe mal.
La présente fiche démontre, s'il le fallait, la complexité de la tâche du conseil syndical. Cette mission bénévole est délicate, parfois lourde et stressante. Il est impératif que les copropriétaires expriment de la bienveillance envers leurs voisins, les copropriétaires qui acceptent de remplir ce rôle, sans qui la copropriété ne pourrait pas correctement fonctionner.
POUR EN SAVOIR PLUS
Consultez les documents de l'INC :
- L'émission Consomag "Quelles sont les nouvelles prérogatives du conseil syndical ? Avec la CGL"
- L'article "Quel document peut résoudre nombre de questions en copropriété ?"
- La fiche pratique "Copropriété : les majorités de vote lors d'une assemblée générale"
- L'article "Copropriété : le contrôle des comptes par le conseil syndical"
- La lettre type "Vous demandez que des questions complémentaires soient ajoutées à l’ordre du jour d’une assemblée générale".
Virginie Potiron,
Juriste à l'Institut national de la consommation
