Première étape pour choisir un syndic, la lecture du contrat de syndic ! Il convient de lire attentivement le document que ce professionnel vous propose, car le contrat unira le syndic à votre copropriété. Malheureusement, son décryptage est parfois un peu difficile, car la lecture des petites lignes est souvent fastidieuse.
 

L'Institut national de la consommation vous présente les 10 points essentiels à lire, à décrypter et à négocier avec votre syndic.

 

Pour vous aider, l'INC met deux outils à votre disposition : 1 - Le contrat type annoté de nos commentaires 2 - Le simulateur pour comparer les propositions des syndics que vous allez recevoir

 

 L'ordre de présentation choisi, suit celui du contrat type défini par le décret du 26 mars 2015. En effet, le syndic doit respecter la présentation de ce document, qui est applicable depuis le 2 juillet 2015. Les autres points du contrat ne sont pas présentés dans ce document, mais peuvent aussi être importants en fonction des situations des différentes copropriétés.

 

1 - LES GARANTIES PROFESSIONNELLES DU SYNDIC (article désignant les parties)

Il est essentiel de vérifier que le professionnel :

• est titulaire d'une carte professionnelle,
• est bien assuré
• et dispose d'une garantie financière.

Les références de ces éléments doivent être indiquées dans le contrat.

> Le contrat type annoté de nos commentaires (partie 1)

 

2 - LA DUREE DU CONTRAT (article 2)

Ce point est important car il fixe la durée qui lie le syndic et le syndicat de copropriétaires. Cette durée est généralement comprise entre 1 et 3 ans.

 

La troisième chambre civile de la Cour de cassation a rendu un arrêt, le 31 mai 2018, qui précise que le contrat devait obligatoirement avoir pour mention la date calendaire de son échéance. Cependant, cette décision vise un contrat d'avant 2015.

 

> Le contrat type annoté de nos commentaires (partie 2)

 

3 - LES PENALITES LIEES A LA FICHE SYNTHETIQUE DE LA COPROPRIETE (article 6)

Depuis le 31 décembre 2016, le syndic doit établir une fiche synthétique pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots. Cette obligation sera effective à compter du 31 décembre 2017, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots et à compter du 31 décembre 2018, pour les autres syndicats de copropriétaires.

 

Le syndic a également l'obligation de mettre ce document à disposition des copropriétaires. Le contrat type précise qu'il doit la communiquer dans les quinze jours au copropriétaire qui en fait la demande. A défaut, il est tenu à une pénalité financière. Le montant de la pénalité doit être négocié et fixé dans le contrat.

 

> Le contrat type annoté de nos commentaires (partie 3)

> Pour en savoir plus : lire l'article de l'INC "La fiche synthétique de la copropriété".

 

4 - LE NOMBRE DE VISITES PERIODIQUES DE LA COPROPRIETE (article 7.1.1)

Il est important de déterminer le nombre de visites nécessaires dans la copropriété. Ce point doit être précisé dans le contrat pour répondre le mieux possible aux besoins de la copropriété.

> Le contrat type annoté de nos commentaires (partie 4)

 

5 - LA TENUE DE L'ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE (article 7.1.2)

Un autre élément essentiel pour chiffrer le plus précisément possible les honoraires du syndic. Si la tenue de l'assemblée générale a lieu en dehors des horaires précisés dans le contrat, celle-ci sera facturée à la vacation horaire en supplément du forfait de base. Pourtant, cette mission est considérée comme une mission de base du syndic vis-à-vis de la copropriété. Une attention particulière doit donc être portée sur cet article. Le conseil syndical doit essayer de déterminer à l'avance la durée et la plage horaire de l'assemblée générale adaptée pour la copropriété.

> Le contrat type annoté de nos commentaires (partie 5)

 

6 - L'ORGANISATION DE REUNIONS AVEC LE CONSEIL SYNDICAL (article 7.1.3)

Le contrat type offre la possibilité d'inclure, dans le forfait, des réunions avec le conseil syndical, dont le nombre et la plage horaire doivent être négociés.

> Le contrat type annoté de nos commentaires (partie 6)

 

7 - LA REMUNERATION FORFAITAIRE ANNUELLE DU SYNDIC (article 7.1.5)

Cet article est, bien sûr, fondamental, car il fixe la rémunération du syndic pour ses missions de base. Calculer le forfait par lot permet de comparer les tarifs proposés par les différents syndics mis en concurrence et de mieux ressentir l'impact dans les charges payées par chaque copropriétaire (coût qui peut varier en fonction des modes de répartition fixés dans les règlements de copropriété).

> Le contrat type annoté de nos commentaires (partie 7)

 

Le contrat peut prévoir des sommes à déduire du forfait. Deux cas ont été envisagés :   si l'assemblée générale des copropriétaires a décidé de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, si l'assemblée générale des copropriétaires a décidé de dispenser le syndic de son obligation de mise à disposition d'un service d'accès en ligne aux documents dématérialisés.

 

8 -  LES HONORAIRES PREVUES POUR LES TRAVAUX ET ETUDES TECHNIQUES (article 7.2.5)

Le contrat ne peut prévoir des honoraires pour travaux et ce, même à titre indicatif, conformément à l'article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965. De plus, en tout état de cause, seuls certains travaux peuvent faire l'objet d'honoraires spécifiques. La liste est fixée par l'article 44 du décret du 17 mars 1967. Les honoraires complémentaires éventuels sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés et aux mêmes règles de majorité.

> Le contrat type annoté de nos commentaires (partie 8)

 

Les travaux qui peuvent éventuellement générer des honoraires complémentaires sont les suivants :   les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ou d'entretien courant, les travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance, les travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments, les études techniques, telles que les diagnostics et consultations, d'une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble.

 

9 - LES FRAIS LIES A L'IMMATRICULATION INITIALE DU SYNDICAT (article 7.2.7)

Afin de faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l'état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements, un registre d'immatriculation a été mis en place fin 2016 et devrait être accessible au public mi-2017. Les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots devaient s'immatriculer avant le 31 décembre 2016. Puis seront concernées progressivement les autres entités. Les syndics sont chargés de cette mission. Leur rémunération doit être fixée dans le contrat. Ce point mérite donc une attention particulière lors de la négociation du contrat.

> Le contrat type annoté de nos commentaires (partie 9)

> Pour en savoir plus : lire l'article de l'INC "Mise en place du registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires".

 

10 - LES FRAIS ET HONORAIRES IMPUTABLES AU SEUL COPROPRIETAIRE (article 9)

Certaines prestations du syndic ne sont imputables qu'au seul copropriétaire concerné par cette mission. Il s'agit notamment de l'envoi d'une mise en demeure avec accusé de réception, de l'établissement de l'état daté, de la délivrance d'une copie du carnet d'entretien ou des diagnostics techniques...

 

Les tarifs de ces prestations doivent être négociés dans le contrat de syndic. En effet, la multiplication de ces prestations particulières peut affecter de façon importante le compte du copropriétaire concerné, notamment en cas de difficultés financières ou de vente d'un lot. N'importe quel copropriétaire peut être concerné, d'où la nécessité de ne pas négliger ce point bien qu'aléatoire.

 

  Sur les frais de relance et de mise en demeure :

Sont notamment imputables au seul copropriétaire concerné les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d'encaissement à la charge du débiteur. Il convient de vérifier que le syndic n'envoie pas de mise en demeure dès la première relance. Ce principe est précisé par l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965.

 

  Sur les frais liés à la vente :

Le syndic remet un document nommé "état daté" au notaire pour faire le point sur la situation du copropriétaire vis-à-vis de la copropriété. Cette prestation est facturée par le professionnel. Le montant est fixé dans le contrat type.

 

Le tarif de l'état daté a été fixé à 380 euros Toutes Taxes Comprises (TTC) par un décret en date du 21 février 2020. Cette disposition sera applicable à compter du 1er juin 2020.

 

 De plus, lors de la vente d'un lot, outre l'état daté, de nombreuses autres prestations peuvent être facturées au copropriétaire concerné, comme la facturation des copies des procès-verbaux d'assemblée générale, des diagnostics, du carnet d'entretien... Les coûts peuvent être très importants. Il est donc important de conserver ces documents tout au long de sa vie de copropriétaires. Autre solution : ces documents sont parfois accessibles gratuitement dans un extranet géré par le syndic.

> Le contrat type annoté de nos commentaires (partie 10)

 

Une mise en concurrence obligatoire tous les trois ans ! Tous les trois ans, le conseil syndical procède à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue de la prochaine assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'examen des projets de contrat de syndic qu'ils communiquent à cet effet. Cette règle et les exceptions possibles sont fixées par l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.   > Pour en savoir plus : lire l'article de l'INC "La mise en concurrence des contrats de syndic".

 

 

Virginie POTIRON,

Juriste à l'Institut national de la consommation